Die gelungene und zielführende Moderation eines Meetings, einer Besprechung oder einer Konferenz ist das A und O für seinen Erfolg. Mit den Fähigkeiten des Moderators, mit seiner Souveränität und Gesprächsführungskomptenz steht und fällt die Effizienz der Veranstaltung.
Eine gut Moderation
Die Worte Moderation und Moderator leiten sich vom lateinischen ‚moderare‚ ab, was so viel bedeutet wie ‚lenken‚, ‚steuern‚ und ‚mäßigen‚. Demzufolge umfasst eine kompetente Moderation die Motivation und Anleitung der Teilnehmer, das Verfassen von Spielregeln und das Intervenieren bei deren Nicht-Einhalten, das Einbinden aller in die Diskussion und eine möglichst neutrale Gesprächsführung. Zum Abschluss der einzelnen TOP und insbesondere am Ende der Veranstaltung fasst der Moderator die Ergebnisse zusammen. Dabei sollte der Moderator zurückhaltend aber strikt, zielorientiert aber nicht direktiv, ausgleichend, vermittelnd und inhaltlich neutral agieren. (zu meinen Seminaren)
Kompetenzen des Moderators
Um das zu erreichen muss der Besprechungs-/Meetingleiter das Ziel des Treffens kennen und sich über den Weg zu diesem Ziel im Klaren sein. Es ist wichtig, dass er zu jedem Zeitpunkt weiß, an welchem Punkt sich die Diskussion gerade befindet, damit er Abweichungen vom „roten Faden“ registrieren und konsequent eingreifen kann. Er ist dafür verantwortlich, möglichst viele Teilnehmer „ins Boot zu holen“, durch die richtigen Fragen Struktur in eine konfuse Diskussion zu bringen und erreichte (Teil-)Ergebnisse zusammenzufassen und zu visualisieren. Durch seine kompetente und konsequente Moderation wird der Arbeitsprozess nicht aus den Augen verloren, so sorgt er für das Einhalten der Agenda und des zeitlichen Budgets und hakt immer dann ein, wenn die Diskussion festhängt oder sich der eine oder andere Teilnehmer versucht durch lange Redebeiträge zu profilieren. Daneben benötigt der Moderator gute Sensoren für die Stimmung innerhalb der Gruppe um so zum Beispiel unangesprochene Konflikte oder subtile Stellungskämpfe zu identifizieren, die den Verlauf der Besprechung negativ beeinflussen können.
Stolpersteine in der Moderation
Ein effektives, fruchtbares Meeting beginnt mit einer detaillierten und gelungenen Vorbereitung. Sie als der für die Moderation des Meetings Verantwortliche haben sich genau überlegt, wen sie zu dem Meeting einladen, haben im Vorfeld die Agenda an alle Teilnehmer verschickt und ihnen mitgeteilt, welches Ziel Sie mit dem Treffen verfolgen. Der Raum ist gut gelüftet, Kaffee und Plätzchen stehen bereit und das Meeting hat pünktlich begonnen.
1. Verlust des „roten Fadens“
Die Vorbereitung war perfekt, aber nun hat bereits beim ersten TOP eine so eifrige Diskussion eingesetzt, dass der „rote Faden“ gar nicht mehr zu erkennen ist. Drei, vier Teilnehmer drehen sich diskutierend im Kreis und haben bereits die Zeitvorgabe gesprengt. Die anderen schauen resigniert auf ihre Uhr, aus dem Fenster oder auf ihre Unterlagen. Spätestens jetzt unterbrechen Sie die Diskussion und visualisieren Sie am Flipchart das Ziel des TOP, was also bei diesem TOP erreicht werden soll. Fassen Sie die bisherigen Ergebnisse zusammen und halten Sie diese stichpunktartig fest. Informationen und Probleme, die während der Diskussion aufgetaucht, aber im Moment weder zielführend noch nicht sachdienlich sind, visualisieren Sie ebenfalls – allerdings getrennt. Denn: Dinge, die aufgeschrieben sind, können wir abhaken – so ist der Kopf wieder frei, um ziel- und lösungsorientiert am Thema zu arbeiten.
2. Zu schwache oder zu dominante Moderation
Wie gerade besprochen muss der Moderator dem Meeting oder der Besprechung eine Struktur geben, in dem er die Wortbeiträge lenkt und auf die Zeit achtet. Eine Besprechung ohne Moderation oder mit einem zu schwachen Moderator, der nicht einschreitet, wenn vom Thema abgewichen wird oder aber wenn sich ein Vielredner in einem halbstündigen Monolog verliert, endet häufig ergebnislos in einer kreativ-chaotischen Diskussion. Aber auch ein zu dominanter Moderator kann sich negativ auf das Ziel der Besprechung auswirken. In dem er zum Beispiel keine Nebenthemen oder Seitengespräche zulässt, auch solche nicht, die bei genauerem Hinsehen schon von Bedeutung sein können für den Erfolg des Projektes. Aber auch ein zu intensives Drängen auf eine rasche Entscheidung ist hinderlich, weil es dazu führen kann, dass Teilnehmer nur scheinbar zustimmen und die Aufgaben, die nun auf sie zukommen, nicht annehmen.
3.Stellungskämpfe und Profilierungsgehabe
Sie kennen es sicher auch, in Meetings und Besprechungen, in denen weitere Maßnahmen besprochen und Entscheidungen getroffen werden sollen, spielen häufig hinter den vorgetragenen Gründen andere Themen oder Streitigkeiten auf der zwischenmenschlichen Ebene eine Rolle, die nur peripher mit diesem Meeting zu tun haben. In diesem Fall wird von einer hidden agenda gesprochen. Wenn Sie als Moderator spüren, dass der Erfolg des Meeting durch diese subtilen Grabenkämpfe in Gefahr ist, greifen Sie ein und verbalisieren Sie Ihre Gefühle kurz: „Ich habe das Gefühl, dass …“. Achten Sie darauf, dass Sie nur Ihre Gefühle äußern, und dabei sachlich und vor allem neutral bleiben. Agieren Sie als Schlichter – nicht als Richter. Je nach Situation können Sie direkt während des Meetings ihre Empfindungen ansprechen oder aber Sie nutzen eine Pause, um dann getrennt von den anderen Teilnehmern den Streitpunkt zu thematisieren.
Teilnehmer, die sich durch überlange Wortbeiträge profilieren und ihre Kompetenzen und Fähigkeiten darstellen möchten, nerven häufig die anderen und verzögern ein zielführendes, lösungsorientiertes Arbeiten am Thema. Solche Vielredner brauchen dennoch Aufmerksamkeit und Anerkennung. Unterbrechen Sie als Moderator bestimmt aber mit einem Signal der Anerkennung und paraphrasieren Sie die wesentlichen Punkte: „Herr/Frau xy, wir alle schätzen Sie als Experten zu diesem Thema, ich fasse Ihren Beitrag noch einmal kurz zusammen: ..“
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