Ein chinesischer Sinnspruch fragt: „Wie isst man einen Elefanten?“
und die Antwort ist so einfach wie klar: „Biss für Biss.„
Die Bedeutung einer präzisen Zielfindung
Um effektiv und effizient arbeiten zu können, sollten Sie sich über das jeweilige Ziel im Klaren sein. Eine präzise Zielformulierung ist eine wesentliche Grundlage. Dabei erweist sich eine Einteilung in kurz-, mittel- und langfristige Ziele als äußerst sinnvoll. Auch die Zerlegung umfangreicher Aufgaben und Projekte in mehrere abrechenbare Teilziele erleichtert es Ihnen, Ihr Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.
Um Ihre Ziele möglichst klar und präzise finden und definieren zu können, hat sich die SMART-Methode bewährt. Um so genauer Sie sich Ihr Ziel ausmalen, desto leichter und realistischer wird Ihnen das Erreichen des Ziel gelingen.
Die SMART-Methode
Das von Ihnen angestrebte Ziel sollte als erstes so spezifisch wie möglich formuliert sein. Eine Aussage wie zum Beispiel „Heute Abend soll der Aktenstapel auf meinem Schreibtisch deutlich kleiner sein.“ ist sehr unspezifisch. „Ich möchte den Aktenberg von derzeit 12 Akten auf 6 Akten halbieren“ hingegen, ist eine spezifische Zielsetzung.
Und sie erfüllt auch das zweite Kriterium: Sie ist messbar, sie können leicht nachzählen und Ihr Ziel im Auge behalten.
Als drittes sollte Ihr Ziel für Sie persönlich attraktiv sein, es sollte für Sie einen Sinn machen, Ihnen einen Nutzen bringen. Die Entscheidung darüber, was Sie selbst als attraktiv empfinden, ist natürlich in hohem Maße subjektiv. Für den einen, ist eine Halbierung der Anzahl der zu bearbeitenden Akten durchaus attraktiv, ein anderer empfindet es für sich als Ziel nur dann attraktiv, wenn alle Akten bis zum Abend bearbeitet und der Schreibtisch frei ist.
Dabei sollten Sie aber keineswegs das vierte Kriterium eines SMARTen Ziels außer Acht lassen: es muss realistisch sein. Die Erreichung von uns gesteckter Ziele scheitert häufig, weil das Ziel so hoch gewählt wurde, dass es nicht zu schaffen war.Bedenken Sie, welche anderen Aufgaben Sie zu erledigen haben und setzen Sie sich ein realistisches Ziel. Nichts entmutigt uns mehr, als festzustellen, ein selbst gestecktes Ziel nicht erreicht zu haben.
Als letztes sollten Sie Ihr Ziel terminieren. Sie legen für sich genau fest, zu welchem Zeitpunkt sie Ihr Ziel erreicht haben möchten. In dem oben angesprochenen Beispiel war das Ziel: Die Hälfte der Akten auf dem Schreibtisch bis zum Feierabend – nämlich 6 der 12 Akten bearbeitet zu haben.
Übertragung des SMART-Modells auch in Ihre anderen Lebensbereiche
Neben Ihrem beruflichen Alltag gibt es drei weitere Lebensbereiche, in denen Sie sich bewegen: da ist einerseits ihre Familie, ihre Frau, ihr Mann, ihre Kinder für die Sie da sein wollen, mit denen Sie Zeit verbringen möchten. Daneben gibt es den Bereich Freizeit und Freunde. Natürlich verfolgen Sie auch hier verschiedene Ziel, die Zeit in Anspruch nehmen: sie wollen Rad fahren, Schwimmen gehen oder sich mit Freunden treffen. Und der vierte Bereich „Ich„, der betrifft sie selber, Ihre Gesundheit, ihre Wünsche, Träume, Ziele.
Häufig werden SMARTe Ziele im beruflichen Umfeld schon recht gut definiert und verfolgt. In den drei anderen Lebensbereichen kommen sie aber immer öfter zu kurz. Dabei werden gerade Erlebnisse und verwirklichte Ziele aus diesen Bereichen häufig dann genannt, wenn Führungskräfte gefragt werden, wo sie ihren Energietank wieder aufgeladen bekommen.
Deshalb: Setzen Sie sich bewusst auch private Ziele, die entweder nur mit Ihnen: Ich möchte 2 mal in der Woche 25 km mit dem Radfahren oder mit Ihrer Familie: Ich verbringe jeden Samstag 4 Stunden mit meinen Kindern.
Reflektieren Sie Ihre Ziele
Sie haben sich Zeit genommen, um sich mit Ihren Zielen für einen Tag oder für einen größeren Zeitabschnitt auseinander zu setzen und diese Ziele – gerade wenn es sich um mittel- und langfristige Ziele handelt – aufgeschrieben. Am festgelegten Termin sollten Sie kritisch reflektieren. Haben Sie Ihr Ziel erreicht? Wenn ja – Genießen Sie Ihren Erfolg! Lassen Sie Ihre Freude zu! Gerade bei längerfristigen Zielen ist das Erleben, ein gesetztes Ziel erreicht zu haben, eine wahre Energiedusche, die sie entschädigt für all die Kraft, Zeit und Energie, die Sie aufgebracht haben.
Falls Sie ein Ziel nicht geschafft haben, reflektieren Sie kritisch warum nicht. War das Ziel nicht attraktiv genug für Sie? Oder war das Erreichen von vorne herein eher unrealistisch? War der Termin falsch gesetzt? Auch aus diesen gescheiterten Versuchen können Sie für die nächsten Ziele viele wichtige Erkenntnisse ziehen.
Ausblick
Nachdem ich mich in der vergangenen Woche in meinem Artikel Ganzheitliches Zeitmanagement als ein Faktor für eine bessere Work-Life-Balance mit einem bewussten Umgang mit der Ressource Zeit beschäftigt habe, setze ich mich in der kommenden Woche mit der Prioritätensetzung auseinander, die einer guten Zielfindung folgt.
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