Ganzheitliches Zeitmanagement für eine bessere Work-Life-Balance

Wir haben keine Zeit, den Zaun zu reparieren –
weil wir damit beschäftigt sind, die entflohenen Hühner einzufangen.

Und genau so soll in diesem Blog (und in meinen Trainings) das Wort Zeitmanagement auch verstanden werden: Zeitmanagement als systematisches Planen der eigenen Zeit, damit am Ende des Tages für die „wichtigen“ Dinge in unserem Leben noch Zeit übrig ist. In der Regel betrifft dieses „Wichtige“ die Phasen für Freizeit und Erholung, für Aktivitäten mit der Familie, mit Freunden und Bekannten oder auch zum Auftanken unserer Energiespeicher.

Zeitmanagement als bewusste Entscheidung

Gerade in der heutigen Zeit gilt es als gewollt und wichtig „viel zu tun“ zu haben. Wenn uns jemand erzählt, er habe viel Zeit für Freizeitbeschäftigungen, für Urlaub und Erholung, dann erscheint uns das eher suspekt. Ein voller Terminkalender hingegen zeugt von funktionierenden und ausgefüllten Arbeitsleben – wir werden gebraucht. Gerade diese Ansicht führt häufig dazu, dass die Entscheidung, unseren Umgang mit der Zeit zu optimieren, nur allzu oft entweder scheitert oder die entstandenen zeitlichen Freiräume mit weiteren Terminen „vollgepackt“ werden. Zwei Überlegungen sollten mit einem bewusste Nachdenken über das eigene Zeitmanagement einhergehen.

1. Wie möchte ich meine Zeit verbringen

Vier wesentliche Ziele sind es, für die wir Zeit benötigen. Dazu zählen zu den sachbezogenen Zielen wie zum Beispiel all die Aufgaben und Termine, die wir tagtäglich zu bearbeiten und zu absolvieren haben, auch soziale Ziele, das Zusammenkommen mit Freunden, die Zeit, die wir gemeinsam mit unserem Ehepartner und unseren Kindern verbringen wollen. Daneben benötigen wir Zeit, um unsere persönlichen Ziele zu verwirklichen, uns sportlich zu betätigen, beim Tennis oder beim Radfahren oder auch um uns außerhalb unseres Berufsfeldes weiterzubilden. Der vierte Bereich betrifft die ressourcenorientierten Ziele, bei denen es um unsere Gesundheit geht, um unsere Stimmung, um das Tempo, was wir zu gehen im Stande sind.

Ein ganzheitliches Zeitmanagement behält all diese Ziele im Blick um zu verhindern, dass gewonnene Freiräume sofort durch zusätzliche berufliche Aufgaben und Termine „vollgestopft“ werden. Nur so kann eine Zeitbalance und damit eine Work-Life-Balance hergestellt werden.

2. Wie verbringe ich meine Zeit

Nun, wo wir uns Gedanken darüber gemacht haben, wofür wir Zeit benötigen, wie wir – idealerweise – unsere Zeit also verbringen möchte, schauen wir auf den derzeitigen Ist-Zustand. Wie sieht es derzeit aus? Womit verbringe ich tagtäglich die 24 Stunden Zeit? Empfehlenswert ist es, eine Woche lang ein Zeitprotokoll zu führen, in dem Sie kurz und stichpunktartig alle Tätigkeiten und den dafür benötigten Zeitbedarf in einer Tabelle festhalten. Beim Auswerten der Daten werden Sie mit großer Sicherheit feststellen, dass sich Diskrepanzen finden lassen zwischen Ihrem Idealzustand und Ihrem derzeitigen Ist-Zustand.

In den nächsten Blogbeiträgen wird es darum gehen, Ihren beruflichen Alltag unter dem Fokus der Ressource Zeit zu betrachten und herauszufinden, wie Sie die richtigen Ziele setzen und in welcher Reihenfolge am sinnvollsten Aufgaben bewältigt werden, welche Möglichkeiten der Priorisierung es gibt, wie sie Zeitfresser diagnostizieren und beseitigen können und welche Möglichkeiten der Entspannung es gibt, um Ihre Energietanks wieder aufzuladen.

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