Prioritäten setzen – aber richtig!

Selbstmanagement ist Prioritätenmanagement

Zu den wesentlichen Voraussetzungen für das präzise Setzen Ihrer Prioritäten zählt einerseits Ihr berufliches Wissen, Ihre Fähigkeit und Ihr Mut, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, oder wie Lessing es formulierte: Kleinigkeiten als Kleinigkeiten und wichtige Dinge als wichtige Dinge zu diagnostizieren und daraus entsprechende Handlungsentscheidungen zu fällen. Andererseits benötigen Sie aber auch Wissen über sich selbst. Kennen Sie Ihren Biorhythmus? Wann ist die Phase Ihrer höchsten Leistungsbereitschaft und wann haben Sie Ihr Leistungstief? Verschafft Ihnen die Bewältigung verschiedener kleinerer Aufgaben eine Energiedusche oder erleben Sie das befriedigende Erfolgsgefühl nur, wenn Sie alle Tagesaufgaben erledigen konnten?

All diese Fragen spielen bei Ihrer individuellen Prioritätensetzung eine maßgebliche Rolle. Deshalb kann es keine generelle Lösung geben. Aber es gibt Methoden und Prinzipien, die sich generalisieren lassen und die Sie als Matrix nehmen können, um Ihre anfallenden Aufgaben zu priorisieren.

Eins vorneweg

Für eine geordnete Tagesplanung kann Ihnen die ALPEN-Methode helfen. Sie beginnen damit, alle Aufgaben und Termine – ohne auf eine bestimmte Reihenfolge zu achten – in einer To-do-Liste aufzuschreiben und die Länge ihrer Bearbeitung einzuschätzen und dahinter zu notieren. Vergessen Sie nicht, Pufferzeiten einzuplanen und fest zu reservieren, damit Sie sich nicht zusätzlich unter Druck setzen. Im Anschluss daran, treffen Sie eine Entscheidung über die Priorität, die jede aufgelistete Aufgabe, jeder Termin erhalten soll und überprüfen Ihre Entscheidung in einer Nachkontrolle. Welche Möglichkeiten gibt es nun zum Prioritätensetzen?

Prioritäten setzen mit dem EISENHOWER-Prinzip

Das Prinzip geht zurück auf den amerikanischen General und Präsidenten Dwight D. Eisenhower (1890-1969). Ziel ist es, Aufgaben entlang der Eigenschaften: wichtig – unwichtig und dringend – nicht dringend zu priorisieren.  Es entstehen 4 Kombinations-möglichkeiten. Dabei bezieht sich der Parameter Wichtigkeit auf den Wert der Aufgabe. Dieser lässt sich anhand von drei Fragen bestimmen:

1. Dient diese Aufgabe/ dieser Termin dem Hauptziel meines Verantwortungsbereichs?
2. Interessiert die Erledigung der Aufgabe meinen unmittelbaren Chef/ meinen Vorgesetzten?
3. Interessiert es mich?

Werden alle drei Fragen mit NEIN beantwortet, können Sie getrost davon ausgehen, dass es sich um keine sehr wichtige Aufgabe handelt. Der Parameter Dringlichkeit hingegen bezieht sich auf den zeitlichen Aspekt – wie viel Zeit verbleibt mir noch, bis die Aufgabe erledigt sein muss.

Zu den A – Aufgaben zählen all die Aufgaben und Termine, die Sie als wichtig UND dringlich einschätzen. Sie erlauben keinen Aufschub und sollten von Ihnen in Zeiten erledigt werden, die wenig störungsanfällig sind und in denen Sie sehr motiviert und leistungsfähig sind. Da die A – Aufgaben möglichst sofort zu erledigen sind, achten Sie darauf, nicht zu viele Aufgaben dieser Priorität auf Ihrer Agenda zu haben.

Die B – Aufgaben sind wichtig aber weniger dringlich. Legen Sie Zeitdauer und Endtermin fest und nehmen Sie die Aufgaben in Ihren Terminkalender auf. Sie sollten auch prüfen, ob Sie die Aufgaben delegieren können.

Aufgaben, die zwar dingend aber nicht wirklich wichtig sind, zählen zu den C – Aufgaben. Sie sollten delegiert oder aber zumindest nachrangig erledigt werden.

D – Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind, sollten nicht weiter verfolgt werden.

Denken Sie daran, dass sich aufgrund neuer Informationen sowohl die Wertigkeit als auch die Dringlichkeit ständig ändern können, so dass Sie Ihre Prioritäten immer wieder kritisch reflektieren und an neue Situationen, neue Kenntnisse oder neue Bedürfnisse anpassen müssen. Wer das Eisenhower-Prinzip für sich übernimmt und in seinen Denkstrukturen verankert, hat eine gute Grundlage für ein erfolgreiches Arbeiten.

Und zum guten Schluss

Wenn Sie Ihre Ziele klar erkannt und formuliert haben – wie es im Blogbeitrag  „Ziele definieren – als Grundlage eines gelungenen Zeitmanagement“ der vergangenen Woche beschrieben wurde, können Sie nun die Aufgaben, die sich vor Ihnen auftürmen, anhand deren Wertigkeit und Dringlichkeit zu A-, B-, C- oder D-Aufgaben erklären. Je nach Typ können Sie die Priosierungen mit A, B, C und D oder mit 1, 2, 3 und 4 oder vielleicht auch mit verschiedenen Farben für die unterschiedlichen Aufgabenprioritäten.

Und mit Rückblicklick auf das ganzheitliche Zeitmanagement, auf das im ersten Blogbeitrag „Ganzheitliches Zeitmanagement als ein Faktor für eine bessere Work-Life-Balance“ eingegangen wurde, vergessen Sie nicht, auch Ihre privaten Termine in Ihren Tages-Aufgabenkatalog aufzunehmen. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zeit und Energie möglichst ausbalanciert einsetzen.

Bildquellen: Eigenentwürfe