Klare Kommunikation ist Gold wert

Unter dem Deckmantel der „Höflichkeit“ sprechen wir Unangenehmes nicht gerne an und vermeiden Konfliktgespräche weitestgehend. Wir weichen das Gesagte auf, bleiben unklar und unpräzise und kommunizieren so munter aneinander vorbei – mit zum Teil fatalen Folgen für unser Zusammenleben und Zusammenarbeiten.

Warum fällt klare Kommunikation so schwer?

Gerade in der Kommunikation zwischen Kunde und Auftragnehmer, zwischen Chef und Mitarbeiter der auch zwischen den Kollegen, die an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, entstehen Schwierigkeiten immer dann, wenn die Gesprächspartner ein Problem damit haben, Anweisungen klar zu formulieren, Wünsche präzise zu äußern. Meistens ist dabei unsere Unsicherheit Schuld, die Angst, etwas Falsches zu sagen, den Anderen zu verärgern oder zu verletzen. Wenn wir von Mitarbeitern und Kollegen gemocht werden wollen, sind wir oft geneigt, unsere Wünsche und Forderungen aufzuweichen, uns schwammig auszudrücken und so das Gesagte abzumildern. Auch wenn wir uns damit kurzzeitig besser fühlen, folgen die Probleme oft direkt im Anschluss.

„Frau Schmidt, könnten Sie die Unterlagen zeitnah bearbeiten?“ – Ist das nun ein Auftrag, eine Bitte oder gar eine Frage? Und was ist „zeitnah“?
Besser: „Frau Schmidt, ich benötige die fertig bearbeiteten Unterlagen bis spätestens 14.30 Uhr, damit ich Sie noch durchsehen kann.“

„Vielleicht sollten wir rechtzeitig die Projektpartner über das kommende Meeting informieren.“ – Vielleicht? Was ist „rechtzeitig“? Und vor allem, wer soll den Auftrag übernehmen.
Besser: „Das nächste Meeting findet in 14 Tagen statt. Frau Stein, bitte informieren Sie doch bis spätestens Freitag, die Projektpartner darüber.“

Sagen, was Sache ist

In dem Moment, wo Sie eine klare Anweisung gegeben oder einen klaren Wunsch geäußert haben, geben Sie Ihrem Gegenüber die Möglichkeit, Stellung zu beziehen. Er kann nun seinen Zeitplan abstimmen, wenn nötig Prioritäten neu setzen, aber auch entscheiden, dass er bestimmte Forderungen nicht (alleine) erfüllen kann. Durch die genaue Anweisung kann er sich positionieren. Für Sie bedeutet eine präzise Kommunikation eine besser Kontrollmöglichkeit. Wenn Sie sich lediglich auf „zeitnah“, „möglichst schnell“ oder „rechtzeitig“ beziehen, lösen Sie entweder wilden Arbeitseifer aus, der häufig mit einem „Oh, das war doch gar nicht nötig, dass Sie das heute schon machen mussten!“ quittiert wird. Oder aber sie rufen nach 2 Stunden wieder an und erkundigen sich bereits ziemlich ungehalten, wo die angeforderten Unterlagen bleiben.
Um klar und präzise kommunizieren zu können, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich (möglichst) im Vorfeld darüber im Klaren sind, was genau Sie von Ihrem Gegenüber wollen. Nur so können Sie in Ihrer Kommunikation effizient und zielorientiert einen Auftrag erteilen. (Seminare zur Klaren und Wesensgerechten Kommunikation)

So klar wie nötig, so freundlich wie möglich

• Verzichten Sie in Ihrer Kommunikation auf „Weichmacher“: „Ich meine ja nur …“, „Sollten wir nicht vielleicht…“ Besser: „Ich möchte, dass…“, „Ich erwarte…“
• Definieren Sie Termine klar und eindeutig und lassen Sie unpräzise Begriffe wie „rechtzeitig“, „zeitnah“, „so schnell wie möglich“ weg.
• Wenn möglich begründen Sie Ihre Forderung kurz, so können Ihre Mitarbeiter verstehen, was von ihrer pünktlichen Zuarbeitung abhängt: „Ich benötige die genauen Zahlen bis 10.00 Uhr, damit ich mich noch auf das Meeting um 10.30 Uhr vorbereiten kann.“
• Gerade in längeren Gesprächen sinkt die Aufmerksamkeitskurve. Wenn Sie zu lange „um den heißen Brei“ reden, wird Ihr Gegenüber zunehmend gereizter. Instinktiv spürt er, dass ein Auftrag oder eine Bitte folgt. „Was willst du denn? Komm zum Punkt!“
• Insbesondere wenn Sie auf Augenhöhe kommunizieren wollen, kommt es auf den richtigen Ton an. Versuchen Sie ruhig aber bestimmt zu sprechen, halten Sie den Blickkontakt und hören Sie sich mögliche Einwände an. Fällen Sie dann eine klare abrechenbare Entscheidung.

Noch kurz am Rande:

Wie so häufig sind Mann und Frau auch in der Art Ihrer Kommunikation verschieden. Frauen neigen dazu, alles Gesagte zu interpretieren. Daher gibt ein einziger ausgesprochener Satz – oder auch ein einzelnes Wort – viele verschiedene Interpretationsmöglichkeiten. Und um nichts falsch zu verstehen – und dem Mann so etwas unterstellen zu müssen – fragen sie nach – solange, bis der Satz oder das Wort klar und präzise verstanden wurde oder … und das kommt häufig vor, der Mann entnervt aufgibt und das Gesagte zurücknimmt.

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